NPD documents search: Všeobecný slovník právní, sv. 2

Spisovna.

I. Část všeobecná.
Spisovna jest pomocný úřad, který uschovává spisy a vede seznamy o nich. Spisovny jsou zavedeny u soudů, dále u politických úřadů státních i samosprávných (zemských, okresních a obecních). Spisovnou rozumíme však dále i místo, jež slouží k uschování spisů. Zpravidla uschovávají se všechny spisy, jež se stranám nevracejí a jiným úřadům nezasílají. Spisovna budiž tak zařízena, by mohla zprávu podati o každém spisu. Přehlednost’ a přísný pořádek jsou nezbytné požadavky spisovny.
II. Spisovna soudní.
O odevzdání spisů do spisovny, uschovávání, pak o úředníku tam ustanoveném, o seznamu vedeném úředníkem spisovny o spisech tam odevzdaných a konečně o vydání spisů ustanovuje nový jednací řád pro soudy (zák. z 11. května 1897 č. 112 ř. z.) v §§ 289 — 294 takto:
1. Odevzdání spisů: Po právoplatném vyřízení záležitosti mají se spisy o ní neprodleně odevzdati spisovně k uschování (§ 289 odst. I. j. ř.). Výjimku z toho stanoví § 128 odst. II. j. ř., jenž stanoví, že s odevzdáním spisů spisovně jest tehda sečkati, jestliže lze pro dobu nejbližší (po tom, kdy záležitosť při roku odbývaném byla skončena) očekávati žádosť za vydání vyhotovení (na př. při smírech a pod. ). Kromě spisů jednajících o věcech, jež byly již právoplatně vyřízeny, dlužno odevzdati
a) spisy o rozepřích, v nichž v řízení nebylo již po celý rok pokračováno, ač nebyla-li určitá doba pozdější jako konec klidu řízení umluvena a soudu oznámena;
b) starší svazky spisů v právních záležitostech soudnictví nesporného (§ 289 odst. I. j. ř.). Před odevzdáním spisů sporných je nutno, aby také náklady byly určeny, avšak naproti tomu nemá se čekati až dojde návrh na povolení exekuce (§ 289 odst. II. j. ř.). Odevzdání spisů, které uloženy jsou v t. zv. balících sběrných (Sammelpackete), staň se zpravidla, až všechny záležitosti, jichž spisy v témž balíku jsou uschovány, jsou úplně vyřízeny. Před odevzdáním spisů ve věcech trestných (právoplatný rozsudek, usnesení o zastavení, zpět vzetí žaloby) musí aspoň také výkon trestní býti zaveden; dále třeba před odevzdáním vydati vyrozumění v tom kterém případu předepsaná a učiniti o předmětech do soudního uschování vzatých (corpora delicti) dle platných předpisů přiměřená opatření. Kdy se mají odevzdati spisy presidiální, určí přednosta soudu podle toho, jak postačuje prostora, která je k uschování spisů po ruce. Vyloučiti dlužno před odevzdáním spisů spisovně
a) předběžné spisy a v případu potřeby dlužno je příslušnému soudu vrátiti (§ 289 odst. V);
b) vyloučiti dlužno a stranám na jich žádosť vrátiti listiny a jiné písemnosti, jež v občanských záležitostech právních při ústním jednání stranami byly předloženy (§ 289 odst. I.), a to pokud k nim bylo v rozhodnutí přihlíženo a od kterých žádného ověřeného opisu při spisech není, toliko na zvláštní prosbu (stačí protokolární) a na potvrzení příjmu. Rovněž i jiné přílohy, předměty soudního ohledání a věci přezvědné, jež se u spisů nalézají, buďtež stranám vráceny. Zejména pak k tomu buď hleděno, aby nezůstaly ve spisech věci, které svým objemem nebo z jiných důvodů se k uschování ve spisovně nehodí (§ 290).
2. Uschování spisů. Spisovna je pro všechna oddělení soudu mimo oddělení pro vedení knih společnou. Ve spisovně jsou uschovány spisy seřaděné dle oddělení soudních a pro každé oddělení opět dle rejstříků a seznamů, ve kterých jednotlivé věci jsou zapsány a dle jich čísel. Spisy ve věcech knihovních třeba uschovávati seřaděné dle vložek, spisy záležitostí firem se týkající dle skupin v § 26 min. nař. z 9. března 1863 č. 27 ř. z. naznačených. Spisy občanskoprávní a trestní buďtež chovány od sebe oddělené, rovněž třeba i spisy ve věcech presidiálních dle záležitostí a ročníků seřaděné odloučeně od spisů soudních uschovávati (§ 291 j. ř.). Obdržely-li spisy postupně více spisovných značek, dlužno je uschovávati na místě, jež je přiměřeno značce poslední. Je-li tu souvislost’ mezi spisy, jež jsou od sebe odděleně uschovány, budiž to při odevzdání spisů na zevní straně spisů vyznačeno a registraturní označení spisů souvislých připojeno. Spisy sloučené v balících sběrných (Sammel- packete) třeba uschovávati v tuhých deskách, pod deskou hořejší buď pak založen arch, který je určen k tomu, aby se do něho zapisovaly poznámky, když později trvale neb jen dočasně spisy byly z balíku sběrného vyňaty a opět se tam založí (§ 291 odst. IV. j. n.). Konečně opatřeny buďtež ve spisovně jednotlivé příhrady a stojany nadpisy o spisech, rejstřících, atd., které v nich uloženy jsou. Spisovna pro spisy ve věcech knihovních (§ 291 odst. I. j. ř.) jest ovšem s vedením knih spojena.
3. Úředník spisovny. Pořádání spisovny a dohled k ní svěřen buď u každého soudu úředníku kancelářskému (pomocníku kancelářskému), který určen jest přednostou soudu (úředník spisovny). Spisy, rejstříky, knihy, seznamy atd., jež ve knihovně se uschovávati mají, buďtež úředníku spisovny odevzdány. Pro odevzdání spisů do spisovny vede každý úředník kancelářský (oddělení kancelářské) soudci přidělený zvláštní knihu, do které zapíše ve sloupci prvém spisy, sběrné balíky, rejstříky, knihy atd. toho kterého času odevzdané, kdežto ve sloupci druhém úředník spisovny potvrzuje příjem svým podpisem, udávaje datum. V této knize třeba dále a to ve zvláštním třetím sloupci při jednotlivých spisech, sběrných balících, knihách atd. udati, ve které příhradě spisovny jsou uschovány. Zápisy do třetího sloupce obstará úředník spisovny a staň se tak do 8 dnů po tom, kdy byly spisy převzaty (§ 292 odst. II. j. ř.). Při tom může úředník spisovny žádati, aby jemu k tomu účelu týdně na jeden den kniha ta byla ponechána. Vedení zvláštní knihy o spisech spisovně odvedených může odpadnouti při těch okresních soudech, které vykazují menší rozsah práce, to však jenom za souhlasu presidenta sborového soudu prvé instance (§ 292 odst. III.).
4. Ukazatel (§ 293 j. ř.). O odevzdaných spisech v dokončených záležitostech trestních jest úředníkem spisovny veden abecedně sestavený (dle formuláře 62) ukazatel. Seznam ten třeba založiti na několik let a, pokud to možno, aspoň na 5 let. Rozhodným při zanešení do seznamu toho je jméno obviněného. Zůstal-li tento neznám, budiž zaneseno do seznamu jméno poškozeného, není-li však ani poškozený znám, nebo není-li ho vůbec, zanese se nějaké heslo, které se pro vyhledání věci hodí. Je-li více trestních spisů proti témuž pachateli nebo se vztahem na téhož poškozeného, buďtež, pokud stačí místo, uvedeny v seznamu při zápisu prvém.
Právě tak třeba ve spisovně vésti ukazatele dle jmen stran abecedně sestavené v záležitostech občanskoprávních dle form. 63 a to jeden o rozepřích občanských zahrnujíc v to exekuce, konkursy, a dále jeden o záležitostech pozůstalostních, poručenských, opatrovnických a svěřenských. Při soudech okresních může o všech těchto záležitostech býti veden toliko jeden ukazovatel, při sborových soudech může však přednosta soudu naříditi, aby byly ještě o jiných úředních oborech v právních záležitostech občanských zvláštní ukazatelé vedeny. V ukazatelích budiž ve sloupci posledním udáno, kde spisy, jichž se týče, ve spisovně leží. Na zevní pak stránce ukazatele třeba vytknouti, která léta zápisy jeho zahrnují. Pro spisy presidialní může konečně býti ukazatel spojen s abecedními seznamy zápisů v žurnálu presidiálním.
5. Vydání spisů. Spisy ze spisovny mohou býti vydány jedině na stvrzenku. Stvrzenka tato musí býti pak uložena na místo spisů, jež byly vydány (§ 294 j. ř.).
6. Zničení spisů. Spisy vyloučí a ničí se z pravidla ve 30 letech. Výminkou ničí se některé spisy již po době kratší (tak na př. soudní výpovědi po 2 letech, žaloby upomínací po 4 letech), jiné, totiž spisy poručenské a opatrovnické, teprve po 50 letech. Doba počítá se ode dne pravomoci posledního rozhodnutí, pokud se týče, ode dne, kdy učiněno bylo poslední opatření v té věci, neb pokud jde o seznamy a záznamy, ode dne posledního zápisu (§ 295 j. ř.).
III. Spisovna úřadů politických.
Úřední instrukcí pro bývalé úřady okresní (okresní hejtmanství) ze dne 17. března 1855 č. 52 ř. z. byl kombinován system spisovny dle odborů se systemem uschovávání spisů dle předmětu. Zákonníky, ústřední list policejní, úřední noviny a jiné periodické tiskopisy, jež docházejí úřadů okresních z povinnosti úřední, nepatří do spisovny; buďtež odděleně sbírány a v katalogu seznamenány, jenž tvoří část úředního inventáře. Pro politické spisy jednací buďtež zřízeny tato oddělení spisovny:
A. Zákony a normálie. Normáliemi jsou nařízení nadřízených úřadů, jež upravují chování se úřadu okresního, avšak nejsou zákonníky vyhlášeny;
B. záležitosti služební a osobní;
C. záležitosti vojenské;

D. záležitosti duchovní a školské;
E. zdravotnictví, chudinství, ústavy dobročinné, záležitosti nouze;
F. záležitosti zemědělské, horní, lesní a honební;
G. záležitosti obchodní a živnostenské;
H. záležitosti silniční a jinaké stavební;
I. policie;
K. věci obecní;
L. záležitosti daňové, důchodkové a pokladniční;
M. předměty smíšené.
Vyžaduje-li toho rozsah oddělení, by bylo utvořeno více svazků, buďtež tyto označeny co pododdělení. Se svolením zemské vlády lze počet oddělení zmenšiti nebo vyloučením určitých věcí z oddělení M. rozmnožiti. Se svolením zemské vlády lze, zvláště při menších úřadech okresních nebo kde vůbec jsou pro to závažné důvody, registrování v ten způsob zaříditi, že se spisy zakládají pouze dle řady číselné exhibit, při čemž se šetří souvislosti jednotlivých předmětů projednávacích; tím odpadá uspořádání spisovny dle látky. V tomto případu jest periodou spisovny jen rok. Konceptním úředníkům úřadu okresního je volno nahlížeti k úřední potřebě do nereservovaných spisů a si je vyzvednouti. Ostatní úředníci, příslušníci jiných úřadů a strany mají zapotřebí svolení představeného úřadu, které se stranám udílí písemně. Po 3 měsících buďtež vyzvednuté spisy zpět požadovány a na svá místa založeny.

Citace:

VESELÝ, František Xaver. Tarif notářský. Všeobecný slovník právní. Díl pátý. Tabák - živnost zlatnická. Příruční sborník práva soukromého i veřejného zemí na radě říšské zastoupených se zvláštním zřetelem na nejnovější zákonodárství a poměry právní zemí Koruny české. Praha: Nákladem vlastním, 1899, svazek/ročník 5, s. 37-37.